Analisis SWOT

Analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) telah menjadi salah satu alat yang berguna dalam dunia industri. Namun demikian tidak menutup kemungkinan untuk digunakan sebagai aplikasi alat Bantu pembuatan keputusan dalam pengenalan program-program baru di lembaga pendidikan kejuruan.

Proses penggunaan manajemen analisa SWOT menghendaki adanya suatu
survei internal tentang strengths (kekuatan) dan weaknesses (kelemahan) program, serta survei eksternal atas opportunities (ancaman) dan threats (peluang/kesempatan). Pengujian eksternal dan internal yang terstruktur adalah sesuatu yang unik dalam dunia perencanaan dan pengembangan kurikulum lembaga pendidikan.Contoh pengembangan pendidikan menggunakan analisa SWOT, adalah suatu cara yang berguna dalam menguji kondisi lingkungan tentang program baru yang ditawarkan suatu lembaga pendidikan. Sebuah tinjauan atas aplikasi potensial SWOT dalam jangkauan yang luas juga merupakan tujuan dari pada tulisan ini.

1. Pendahuluan

Lingkungan eksternal mempunyai dampak yang sangat berarti pada sebuah lembaga pendidikan. Selama dekade terakhir abad ke duapuluh, lembaga-lembaga ekonomi, masyarakat, struktur politik, dan bahkan gaya hidup perorangan dihadapkan pada perubahan-perubahan baru. Perubahan dari masyarakat industri ke masyarakat informasi dan dari ekonomi yang berorientasi manufaktur ke arah orientasi jasa, telah menimbulkan dampak yang signifikan terhadap permintaan atas program baru pendidikan kejuruan yang ditawarkan (Martin, 1989).

Program kejuruan pada sekolah-sekolah menengah umumnya mencakup bidang pelayanan (area service) dalam spektrum yang luas, akan tetapi program-program sekolah kejuruan sekarang harus dapat menyediakan program yang lebih baik daripada sekolah kejuruan maupun sekolah-sekolah khusus (Weber, 1989). Program-program yang ada, dan yang direncanakan untuk masa depan tanpa memandang jenis sekolah, harus didasarkan pada pertimbangan yang seksama secara cermat tentang kecenderungan (trend) dalam masyarakat di masa yang akan datang.

Para administrator atau pengelola sekolah kejuruan harus berperan sebagai penggagas atau inovator dalam merancang masa depan lembaga yang mereka kelola. Strategi-strategi baru yang inovatif harus dikembangkan untuk memastikan bahwa lembaga pendidikan akan melaksanakan tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan masyarakat mendatang khusunya pada abad 21 dan setelahnya. Untuk melakukan hal ini, antara lain dibutuhkan sebuah pengujian mengenai bukan saja lingkungan lembaga pendidikan itu sendiri tetapi juga lingkungan eksternalnya (Brodhead, 1991). Analisis kekuatan, kelemahan, kesempatan/peluang, dan ancaman atau SWOT (juga dikenal sebagai analisis TOWS dalam beberapa buku manajemen), menyediakan sebuah kerangka pemikiran untuk para administrator pendidikan dalam memfokuskan secara lebih baik pada layanan kebutuhan dalam masyarakat.

Meskipun sebenarnya analisisini banyak ditujukan untuk penerapan dalam bisnis, ide penggunaan perangkat ini dalam bidang pendidikan bukanlah hal yang sama sekali baru. Sebagai contoh, Gorski (1991) menyarankan pendekatan ini untuk meningkatkan minat dalam masyarakat untuk memasuki sekolah dan lembaga-lembaga pendidikan khususnya sekolah kejuruan. Perangkat manajemen yang sedianya ditujukan untuk bidang industri seringkali bisa diolah untuk diterapkan di bidang pendidikan, karena adanya kemiripan yang fundamental dalam tugas-tugas administratif.

SWOT adalah sebuah teknik yang sederhana, mudah dipahami, dan juga bisa digunakan dalam merumuskan strategi-strategi dan kebijakan-kebijakan untuk pengelolaan pegawai administrasi (administrator). Sehingga, SWOT disini tidak mempunyai akhir, artinya akan selalu berubah sesuai dengan tuntutan jaman. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk menunjukkan bagaimana SWOT dapat digunakan oleh para administrator dalam menganalisis dan memulai pembuatan program baru yang inovatif untuk ditawarkan dalam pendidikan kejuruan.

2. Konteks Dewasa Ini

Analisis SWOT secara sederhana dipahami sebagai pengujian terhadap kekuatan dan kelemahan internal sebuah organisasi, serta kesempatan dan ancaman lingkungan eksternalnya. SWOT adalah perangkat umum yang didesain dan digunakan sebagai langkah awal dalam proses pembuatan keputusan dan sebagai perencanaan strategis dalam berbagai terapan (Johnson, dkk., 1989; Bartol dkk., 1991). Jika hal ini digunakan dengan benar, maka dimungkinkan bagi sebuah sekolah kejuruan untuk mendapatkan sebuah gambaran menyeluruh mengenai situasi sekolah itu dalam hubungannya dengan masyarakat, lembaga-lembaga pendidikan yang lain, dan lapangan industri yang akan dimasuki oleh murid-muridnya.

Sedangkan pemahaman mengenai faktor-faktor eksternal, (terdiri atas ancaman dan kesempatan), yang digabungkan dengan suatu pengujian mengenai kekuatan dan kelemahan akan membantu dalam mengembangkan sebuah visi tentang masa depan. Prakiraan seperti ini diterapkan dengan mulai membuat program yang kompeten atau mengganti program-program yang tidak relevan serta berlebihan dengan program yang lebih inovatif dan relevan.

Langkah pertama dalam analisis SWOT adalah membuat sebuah lembaran kerja dengan jalan menarik sebuah garis persilangan yang membentuk empat kuadran, keadaan masing-masing satu untuk kekuatan, kelemahan, peluang/kesempatan, dan ancaman. Secara garis besar lembaran kerja tersebut diperlihatkan dalam lembar-1. Langkah berikutnya adalah membuat daftar item spesifik yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi di bawah topik masing. Dengan membatasi daftar sampai 10 poin atau lebih sedikit, untuk menghindari generalisasi yang berlebihan (Johnson, et al., 1989)

Lembar-1
Contoh Lembaran Kerja Analisis SWOT
Potensi Kekuatan Internal (S)
……………….
……………….
.………………
……………….

Potensi Kelemahan Internal (W)
……………….
……………….
.………………
……………….
Potensi Kesempatan External (O)
……………….
……………….
.………………
……………….

Potensial Ancaman External (T)
……………….
……………….
.………………
……………….

SWOT dapat dilaksanakan oleh para administrator secara individual atau secara kelompok dalam organisasi. Teknik secara kelompok akan lebih efektif khususnya dalam pengadaan struktur, objektifitas, kejelasan dan fokus untuk diskusi mengenai strategi, sehingga tidak akan cenderung melantur, dan bahkan akan terkena pengaruh politik atau kesenangan (interest) perseorangan yang kuat (Glass, 1991).

Sedangkan Sabie (1991) mencatat bahwa jika bekerja secara kelompok dalam bidang pendidikan, maka akan muncul tiga sikap yang terangan-terangan dari para guru di mana tergantung masa kerja mereka masing-masing. Guru-guru yang mempunyai pengalaman 0-6 tahun cenderung menjadi yang paling partisipatif dan receptive akan ide-ide baru.

SWOT harus mencakup semua aspek/area berikut ini, yang masing-masing dapat merupakan sumber kekuatan, kelemahan, kesempatan, atau ancaman, misalnya:Beberapa contoh lingkungan internal lembaga pendidikan; tenaga kependidikan dan staf adminstrasi ruang kelas, laboratorium, dan fasilitas sarana prasarana (lingkungan belajar).siswa yang ada anggaran operasional program riset dan pengembangan iptek organisasi atau dewan lainnya dalam sekolah Beberapa contoh lingkungan eksternal lembaga pendidikan tempat kerja yang prospektif bagi lulusan orang tua dan keluarga siswa lembaga pendidikan pesaing lainnya sekolah /lembaga tinggi sebagai persiapan lanjutan demografi sosial dan ekonomi penduduk badan-badan penyandang dana

3. Survei Internal tentang Kekuatan dan Kelemahan

Secara historis, para administrator berupaya menarik minat siswa agar memasuki/memlih program yang ada pada lembaga pendidikan mereka dengan cara meningkatkan promosi dan iklan tanpa memperhatikan kelemahan dan kekuatan lembaga pendidikan yang mereka kelola.
Apabila, keadaan audit internal seperti ini dilaksanakan, maka akan timbul area/aspek yang menghendaki beberapa perubahan. Lebih dari itu, potensi dan kemungkinan-kemungkinan akan adanya service dan program-program inovasi baru bisa juga muncul. Dengan membuat seluruh daftar tentang kelemahan internal maka akan tampak area/aspek yang bisa diubah guna untuk memperbaiki kinerja lembaga pendidikan, termasuk segala sesuatunya yang berada di luar jangkauan kontrol. Contoh mengenai kelemahan inheren adalah cukup banyak. Misalnya sebagai berikut: moral staf adminstrasi dan staf pengajar yang rendah; bangunan infrastruktur yang kurang memadai; fasilitas sarana prasarana, serta laboratorium di bawah standar; langkanya sumber-sumber daya instruksional; dan termasuk lokasi lembaga pendidikan tersebut.

Sedangkan kekuatan yang ada perlu juga didaftar, sebagai contoh kekuatan potensial dapat berupa: (a) pembebanan biaya pendidikan yang rasional terhadap siswa; (b) tenaga pengajar yang berdedikasi dan bermoral tinggi; (c) akses dengan lembaga pendidikan lanjutan atau universitas-universitas yang lain, dimana siswa dapat mentransfer kredit mata pelajaran yang telah diperoleh; (d) reputasi yang baik dalam menyediakan pelatihan yang diperlukan untuk memperoleh pekerjaan; dan (e) perbedaan populasi siswa.

Penaksiran kekuatan dan kelemahan juga bisa dilakukan melalui survei, kelompok-kelompok fokus, wawancara dengan murid dan bekas murid, dan sumber-sumber lain yang dapat dipercaya. Begitu kelemahan dan kekuatan tergambar, maka akan memungkinkan untuk mengkonfirmasi item-item tersebut. Harus dimafhumi bahwa persepsi yang berbeda-beda bisa timbul, tergantung pada kelompok-kelompok representatif yang dihubungi dan dimintai pendapatnya.

4. Survei Eksternal tentang Ancaman dan Kesempatan

Gambaran eksternal bersifat komplementer terhadap self-study internal di dalam analisis SWOT. Pengaruh-pengaruh nasional dan regional seperti masalah-masalah lokal dan negara adalah yang paling penting dalam memutuskan program baru apa saja yang perlu ditambah atau program yang sudah ada dan perlu dimodifikasi atau diganti. Gilley dkk. (1986) menetapkan sepuluh dasar-dasar institusi yang "on-the-move" (sedang maju), salah satunya adalah kemampuan institusi atau lembaga untuk menjaga pengawasan yang lebih dekat atas masyarakat. Tidak hanya administrator saja yang harus mengawasi masyarakatnya, namun mereka juga memainkan perananan kepemimpinan dengan memberikan isu-isu itu yang berkaitan secara langsung maupun tidak.

Informasi tentang iklim dan trend bisnis yang ada, perubahan penduduk, dan jumlah pegawai serta tingkat lulusan sekolah menengah harus dipertimbangkan dalam tahap studi pengembangan ini. Sejumlah sumber informasi harus diliput, tidak hanya terbatas kepada pengurus sekolah saja, melainkan termasuk orang tua siswa, tokoh masyarakat, surat kabar, majalah, jurnal pendidikan, dewan penasehat, dunia industri, dan lainnya. Sehingga masing-masing dapat merupakan sumber potensial sebagai informasi yang sangat berharga.

Ancaman harus dikenali, sebab ancaman dapat berwujud dalam berbagai bentuk. Besarnya anggaran pendidikan yang terbatas dianggap suatu peraturan daripada dianggap sebagai suatu pengecualian. Anggaran pemerintah umumnya diperuntukkan pada usaha pengembangan pendidikan yang tidak bersifat khusus, sehingga mempunyai dampak atas pelaksanaan program dengan anggaran-tinggi. Terbatasnya industri/dunia kerja untuk menyerap tenaga kerja sebagai keluaran pendidikan. Lembaga pendidikan lain yang sejenis atau perguruan tinggi telah lebih dulu membuat beberapa program baru untuk menarik siswa lebih banyak atas program yang sama. Di samping juga, menurunnya jumlah lulusan sekolah menengah dapat menimbulkan suatu ancaman dengan adanya berkurangnya permintaan siswa terhadap program yang telah direncanakan.

Adanya suatu perubahan kesadaran atau pola pikir masyarakat akan menciptakan kesempatan potensial untuk memberikan isu-isu baru dengan jalan memberikan layanan pendidikan yang lebih bermutu dan berkualitas. Kepedulian masyarakat terhadap lingkungan yang bersifat global, juga mempunyai areal/aspek kesempatan. Industri atau bisnis baru apa yang dapat muncul di masa akan datang, dengan mencari siswa lulusan pendidikan kejuruan berketrampilan serta terlatih baik.

Harus dipahami juga bahwa kesempatan dan ancaman tidak absolut sifatnya. Apa yang pertama-tama nampak akan menjadi suatu kesempatan/peluang, mungkin tidak muncul bila dikaitkan dengan sumber-sumber daya atau harapan masyarakat. Makin banyak sumber daya atau harapan masyarakat, maka makin besar pula tantangan dalam menggunakan metode analisis SWOT, sehingga memungkinkan untuk membuat penilaian yang benar dan tepat serta lebih menguntungkan baik secara institusi maupun lingkungan masyarakat. Dalam lembar-2 dan 3 menggambarkan sebuah contoh penggunaan lembaran kerja analisis SWOT.

Lembar-2
Contoh Penggunaan Analisis SWOT Sebagai Pertimbangan Kelayakan Dalam Memulai Pembuatan Sebuah Program Teknologi Laser Menimbang: lembaga pendidikan kejuruan teknik kemasyarakatan perlu menambah beberapa program baru yang inovatif.
Mengingat: selama masa brainstorming sebelumnya, muncul beberapa ide dan sebuah program dalam teknologi laser yang dikembangkan oleh yayasan/lembaga pendidikan dan tenaga pengajar lain. Kerja sama dengan sebuah kelompok yang dipilih dari tenaga pengajar bisa memenuhi dan melakukan analisis SWOT untuk membantu mengembangkan strategi pengembangannya.

Contoh poin-poin berikut yang mungkin muncul dalam lembaran kerja.

Potensi Kekuatan Internal (S) Perangkat elektronik yang ada dan program elektrik dapat menyediakan beberapa dasar yang diperlukan untuk sebuah program teknologi laser.Tenaga pengajar yang antusias dan berminat untuk memperoleh pengetahuan dan latihan lebih jauh dalam bidang laser.Dana yang cukup untuk diinvestasikan dalam program-program teknologi tinggi.Pengalaman masa lalu yang sukes dengan program baru yang dinamis, sehingga mempunyai keahlian dan pengalaman dalam menghadapi perubahan.

Potensi Kelemahan Internal (W) Tenaga pengajar yang ada kurang teram-pil dalam penguasaan teknologi laser. Kurangnya ruangan untuk menampung peralatan ekstra tambahan yang dibutuhkan. Situasi keselamatan, tidak cocok untuk mengatasi potensi bahaya seperti laser. Sebuah faksi di dalam lembaga lebih menginginkan sebuah program teknologi mikroprosessor daripada teknologi laser.

Potensi Kesempatan Eksternal (O) Beberapa rumah sakit, industri logam, dan perusahaan komunikasi mengalami kekurangan akan teknologi laser.Permintaan dunia usaha dan negara secara keseluruhan akan teknologi laser diperkirakan meningkat dalam 10 tahun ke depan. Antusiasme guru-guru dan siswa sekolah menengah tentang program yang ditawarkan dan sangat memungkinkan dilakukannya pemilihan atau penyaringan terhadap siswa terbaik. Teknologi laser dalam bidang rumah sakit dan industri telah menawarkan keahlian mereka secara part-time.

Potensi Ancaman Eksternal (T) Lembaga pendidikan sejenis di negara tetangga telah memimpin dan memiliki infrastruktur untuk memulai sebuah program teknologi laser lebih cepat. Program dimungkinkan tidak mendapat persetujuan dari dewan karena mengingat pengalaman sebelumnya tentang 'kegagalan' yang pernah terjadi. Beberapa alternatif lebih murah dan efi-sien dari perangkat laser yang muncul akan memberikan masa depan yang tidak prospektif bagi teknolog laser.Siswa sekolah lebih menunjukkan preferensi pada program-program bisnis daripada program-program teknik.

5. Kelemahan SWOT

Pada umumnya SWOT hanya mencerminkan pandangan seseorang atau kelompok, dimana hanya mencerminkan keberpihakan dalam menilai tindakan yang telah ditentukan sebelumnya, daripada digunakan sebagai alat untuk menemukenali kemungkinan-kemungkinan peluang baru. Hal penting yang perlu perhatikan bahwa kadang-kadang ancaman juga dapat dipandang sebagai kesempatan, tergantung orang atau kelompok yang terlibat. Ada pepatah yang menyatakan, "Seorang yang pesimis adalah orang yang melihat kegagalan di dalam suatu kesempatan, dan seorang yang optimis adalah orang yang melihat kesempatan di dalam suatu kegagalan." Dalam contoh lembar-2, kesempatan yang diberikan para ahli dalam industri untuk melatih siswa, mungkin dianggap oleh sebagian anggota lembaga pendidikan (pengajar dan staf) sebagai suatu ancaman terhadap posisi atau pekerjaan mereka sendiri.
SWOT memungkinkan sebuah institusi untuk mengambil cara yang singkat daripada melakukan sebuah penelitian khusus kekuatannya yang sesuai dengan kesempatan, sehingga mengabaikan kesempatan yang tidak dirasakan. Metode yang lebih pro-aktif dalam identifikasi kesempatan/peluang adalah paling menarik, baru kemudian merencanakan dan menemukembangkan strategi institusi untuk memenuhi kesempatan-kesempatan tersebut. Hal ini akan menciptakan strategi efektif, menurut Glass (1991), dalam menghadapi tantangan, daripada sekedar menemukan kekuatan yang ada dan kesempatan yang dipilih untuk dikembangkan kemudian.

6. Penutup

Analisa SWOT merupakan sebuah alat analisis yang cukup baik, efektif, dan efisien serta sebagai alat yang cepat dalam menemukenali kemungkinan-kemungkinan yang berkaitan dengan pengembangan awal program-program inovasi baru di dalam sekolah kejuruan, disamping dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan dalam organisasi atau komite bahkan individu. Juga sebagai alat bantu untuk memperluas dan mengembangakan visi dan misi suatu organisasi. Analisa SWOT dapat melihat seluruh kemungkinan perubahan masa depan sebuah institusi melalui pendekatan sistematik melalui proses instropeksi dan mawas diri ke dalam, baik bersifat positif maupun negatif.
Makna dan pesan yang paling mendalam dari analisa SWOT adalah apapun cara-cara serta tindakan yang diambil, proses pembuatan keputusan harus mengandung dan mempunyai prinsip berikut ini; kembangkan kekuatan, minimalkan kelemahan, tangkap kesempatan/peluang, dan hilangkan ancaman.
Penggunaannya agar lebih efektif hendaknya analisa SWOT harus bersifat fleksibel. Mengingat situasi dan kondisi yang cepat berubah seiring dengan berjalannya waktu, maka analisis harus sesering mungkin dibuat dan disesuaikan. SWOT sangat praktis dan tidak boros terhadap waktu, serta efektif karena kesederhanaannya. Dapat digunakan secara kreatif, sehingga membentuk dan membangun fondasi, dimana dapat menciptakan sejumlah rencana strategis untuk pengembangan program-program baru di sekolah kejuruan khususnya, semoga.

Sumber :
Dibuat dan dikelola oleh Pusat Statistik Pendidikan, Balitbang - Depdiknas
© 2001 Hak Cipta oleh Departemen Pendidikan Nasional